Notion은 전 세계적으로 가장 인기 있는 생산성 툴 중 하나이며, 최근에는 Notion AI 기능이 본격적으로 도입되면서 메모 앱을 넘어서는 ‘지능형 업무 보조 도구’로 진화하고 있습니다. 단순한 기록이나 정리에 그치지 않고, 글 작성, 데이터 정리, 회의록 요약, 아이디어 브레인스토밍 등 다양한 실무 작업을 자동화하거나 효율화할 수 있게 되었습니다. 본 글에서는 실제 사무 현장에서 바로 적용 가능한 Notion AI 활용법 7가지를 정리해 실무자에게 실질적인 도움을 주고자 합니다.
1. 회의록 자동 요약으로 시간 절약하기
회의가 끝난 후 회의록을 정리하는 일은 많은 시간을 소비합니다. Notion AI는 문서에 입력된 회의 내용을 요약하고, 주요 논의 사항과 액션 아이템을 자동으로 정리해 줍니다. 예를 들어 “이 페이지 내용 요약해 줘” 또는 “회의 결과를 정리해 줘”라고 입력하면, Notion은 자동으로 중요 내용을 뽑아 깔끔한 요약본을 생성합니다. 특히 회의 중 실시간으로 메모를 하거나, 음성 인식 툴과 연동해 기록된 내용을 붙여 넣고 요약하는 방식으로 활용하면 매우 효율적입니다. 액션 아이템(할 일)까지 자동으로 정리해 주기 때문에 업무 후속 처리가 빨라지고, 팀원 간 공유도 쉬워집니다. 또한 템플릿을 만들어 회의마다 자동 요약 요청을 정형화하면 반복 업무도 줄일 수 있습니다.
2. 긴 문서 자동 요약 및 구조화 기능
리서치 자료나 기획 문서를 읽고 요약해야 하는 일이 잦다면 Notion AI의 요약 및 구조화 기능이 유용합니다. 특히 외부에서 복사해 온 긴 기사, 보고서, 블로그 포스트 등을 붙여 넣고 "핵심만 정리해 줘", "5 문장으로 요약해 줘", "목차 형태로 정리해 줘" 등으로 요청하면, 매우 효율적인 요약 결과를 얻을 수 있습니다. 이 기능은 단순한 요약 이상의 가치를 제공합니다. 예를 들어, 긴 글을 팀 회의용 발표자료로 압축하거나, 제안서 초안의 핵심만 추려 상사에게 보고할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 정보의 정리뿐 아니라, 생각을 구조화하는 데에도 매우 유용하여, 사고력 향상과 의사결정에도 도움을 줍니다.
3. 글쓰기 및 이메일 초안 자동 생성
Notion AI는 일상적인 글쓰기 작업에도 훌륭한 도우미가 됩니다. 이메일 초안, 블로그 글 초안, 공지문, 매뉴얼 등 다양한 종류의 텍스트를 빠르게 작성할 수 있습니다. 예를 들어 “신규 입사자에게 보낼 환영 이메일을 작성해 줘”, “브레인스토밍을 위한 슬로건 아이디어 10개 만들어줘”처럼 요청하면 자연스러운 언어로 작성된 결과를 제공합니다. 특히 마케팅팀, 인사팀, 기획팀 등 콘텐츠를 자주 작성해야 하는 부서에서 매우 유용하며, 팀 전체의 문서 작성 속도를 대폭 향상할 수 있습니다. 원하는 어조(격식, 유쾌함 등)와 문체(요약, 목록, 문장)도 지정할 수 있어 다양한 상황에 맞는 문장을 빠르게 확보할 수 있다는 점에서 활용 범위가 무궁무진합니다.
4. 프로젝트 계획서 및 작업 분해 자동화
프로젝트를 처음 기획하거나 전체 일정을 세분화할 때 Notion AI는 전략적인 역할을 수행할 수 있습니다. “신제품 출시를 위한 프로젝트 계획을 만들어줘”라고 요청하면, 시장조사부터 마케팅, 제품 개발, 론칭까지 단계별 업무 분해를 제안합니다. 또한 각 단계에 필요한 리소스, 예상 기간, 담당 부서까지 제안해 주어 초기 기획안을 신속히 구성할 수 있습니다. 이 기능은 팀 리더나 PM(프로젝트 매니저)에게 특히 유용하며, 업무를 시스템적으로 시작할 수 있게 도와줍니다. 프로젝트 초기 세팅을 빠르게 하고 싶다면 Notion AI를 통해 틀을 먼저 만들고, 팀원들과 협의하여 세부 내용을 조정하는 방식이 가장 효율적입니다.
5. 업무 아이디어 및 브레인스토밍 도우미
창의적인 아이디어가 필요할 때 Notion AI는 훌륭한 브레인스토밍 파트너가 될 수 있습니다. “제품 프로모션 아이디어 10개”, “SNS 콘텐츠 기획안 5가지”, “이벤트 타이틀 제안해 줘” 등 다양한 방식으로 질문하면 다채로운 아이디어가 제시됩니다. 특히 팀 내부에서 회의 전에 아이디어 뱅크를 구축하거나, 기획 단계 초반에 다양한 옵션을 검토할 때 매우 효과적입니다. 물론 최종 결정은 사람이 하지만, AI가 제시한 아이디어는 사고의 방향성을 넓혀주고, 고정관념을 깨뜨리는 데 도움이 됩니다. 이는 단순한 생산성 향상을 넘어, 창의적 업무 효율성까지 높여주는 결과로 이어집니다.
6. FAQ 및 설명서 문서 자동화
고객 응대 부서나 운영팀은 자주 묻는 질문(FAQ)이나 내부 매뉴얼을 만드는 일이 많습니다. Notion AI는 이러한 작업을 빠르게 수행할 수 있습니다. 예를 들어 “우리 앱의 자주 묻는 질문을 정리해 줘”라고 요청하면, 제품 설명 페이지를 기반으로 자동으로 FAQ 형식을 제안합니다. 또한 새로운 기능이 추가될 때마다 사용 설명서를 AI가 초안으로 작성해 주기 때문에, 문서화 작업의 부담이 줄어듭니다. 기술 문서 작성에 어려움을 겪는 비개발자에게도 매우 유용하며, 텍스트 기반 고객지원 시스템 구축 시 기초 자료를 손쉽게 만들 수 있습니다.
7. 요약, 번역, 재작성 등 다국어 문서 작업 지원
Notion AI는 단순 텍스트 작성 외에도 요약, 문장 다듬기, 번역 등의 기능을 제공하여 다양한 언어 관련 작업에 활용할 수 있습니다. 예를 들어 해외 파트너에게 보낼 메일을 영어로 작성할 때 “이 문장을 자연스러운 비즈니스 영어로 바꿔줘”라고 요청하거나, 외국어 뉴스 기사를 붙여 넣고 “한글로 요약해 줘”라고 하면 정확하고 빠른 결과를 얻을 수 있습니다. 번역기는 별도로 쓰지 않아도 되고, 원문과 번역본을 한 페이지에서 관리할 수 있어 국제 협업 시 매우 유용합니다. 또한 재작성 기능은 동일한 내용이라도 문체를 바꾸거나 짧게 만들 수 있어, 다양한 플랫폼용 콘텐츠 제작에도 효과적입니다.
결론: Notion AI는 실무자의 확장된 두뇌이다
Notion AI는 단순한 노트 작성 도구를 넘어, 실무 전반에서 사용할 수 있는 생산성 중심 AI 도우미입니다. 회의록 요약, 글쓰기, 문서화, 아이디어 도출, 번역 등 다양한 기능을 하나의 플랫폼 안에서 수행할 수 있다는 점에서 시간과 리소스를 대폭 절감시켜 줍니다. 중요한 것은 기능을 많이 아는 것이 아니라, 업무 흐름 안에 자연스럽게 녹여내는 것입니다. AI는 실무자의 보조 두뇌가 되어 반복적 사고를 줄이고, 창의와 전략에 집중할 수 있는 여유를 제공합니다. Notion AI를 적극 활용해 보세요. 당신의 하루는 훨씬 더 가볍고, 효율적으로 변화할 수 있습니다.